Cara Menggunakan Kelas di QuickBooks untuk Nirlaba

Fitur Kelas adalah salah satu yang paling sedikit dimanfaatkan dari semua fitur QuickBooks. Fitur Kelas digunakan dalam sejumlah cara untuk melacak transaksi, pembelian atau penjualan dengan menetapkan penandaan pengidentifikasian lain untuk transaksi tersebut. Beberapa bisnis menggunakan kelas untuk mengidentifikasi lokasi transaksi jika memiliki lebih dari satu lokasi. Lainnya menggunakan kelas untuk mengidentifikasi area bisnis di mana transaksi terjadi. Misalnya, perusahaan restoran /katering mungkin ingin menetapkan kelas untuk menentukan pendapatan yang dihasilkan oleh restoran dan katering secara terpisah sehingga laporan laba rugi dapat dihasilkan untuk setiap bagian dari bisnisnya.

< h3> Gunakan Fitur Kelas untuk Melacak Program

Langkah 1
Buat kelas baru untuk setiap program yang menghasilkan donasi untuk organisasi nirlaba. Klik tombol "Daftar" di bilah menu atas. Ini akan membuka daftar kelas. Klik pada tombol "Kelas" kiri bawah dan kemudian pada tombol "Baru". Banyak lembaga nirlaba memiliki banyak program yang menghasilkan pendapatan (sumbangan) dan mengeluarkan biaya. Gereja, misalnya, akan memiliki program penginjilan, pemuda dan misi. Membuat kelas untuk masing-masing akan memungkinkan Anda untuk melacak semua sumbangan atau hadiah yang ditunjuk untuk masing-masing program dan untuk melacak pengeluaran yang terkait dengan setiap program.

Langkah 2
Tentukan setiap transaksi dengan spesifik kelas yang terkait. Untuk sumbangan, kelas akan dimasukkan ke dalam formulir Donasi pada kolom keempat dari kiri. Untuk biaya, kelas akan dimasukkan di bawah tab Biaya dan di kolom terakhir dari layar Tulis Cek. Sebagai contoh, seorang anggota gereja menyumbangkan $ 300 untuk misi gereja. Program remaja membeli kurikulum Sekolah Alkitab Liburan senilai $ 300. Penunjukan $ 300 untuk misi dicatat di formulir Donasi. Dana yang ditunjuk tidak dapat digunakan untuk program selain dari yang ditunjuk. Menggunakan penunjukan ini akan membuat transaksi ini terpisah sebagaimana diharuskan oleh hukum untuk perusahaan nirlaba.
Buat item subclass untuk beberapa program di bawah satu kelas. Misalnya, program misi yang lebih besar mungkin memiliki beberapa misionaris yang didukung. Di bawah kelas utama, Misi, buatlah subkelas untuk setiap misionaris individu. Ini dilakukan dengan cara yang sama Anda membuat kelas untuk memulai. Saat menambahkan kelas baru di jendela Daftar Kelas, centang kotak kecil untuk menunjukkan apakah ini adalah subkelas. Ini akan memungkinkan pandangan sekilas ke total yang diberikan untuk misi, dengan kemampuan untuk menjaga sumbangan masing-masing misionaris.

Gunakan Fitur Kelas untuk Melacak Lokasi

Langkah 1 - Buat kelas untuk setiap lokasi terpisah dari organisasi yang lebih besar, seperti organisasi yang mengoperasikan beberapa lokasi untuk toko barang bekas, dapur umum dan penitipan anak untuk orang miskin. Untuk tujuan pelaporan pajak, Anda perlu melacak setiap lokasi dengan cermat. Untuk organisasi dengan empat lokasi toko barang bekas, kelas dapat dipisahkan dengan penunjukan satu kata yang membedakan mereka dari yang lain (misalnya, Utara, Barat, Pusat Kota dan Pusat Kota).

Langkah 2
Tetapkan semua pengeluaran ke lokasi yang benar. Sewa, penggajian, dan utilitas adalah contoh dari semua pengeluaran yang mungkin dimiliki setiap lokasi. Jika setiap lokasi adalah jenis lokasi yang sama (seperti toko barang bekas), biayanya akan cukup mirip untuk memiliki satu file perusahaan QuickBooks dan cukup menggunakan fitur Kelas untuk membedakannya.
Tetapkan semua sumbangan atau pendapatan hingga benar lokasi. Dalam kasus gereja, donasi yang masuk tidak ditukar dengan barang atau jasa, seperti halnya di toko barang bekas. Meskipun ini adalah organisasi nirlaba, toko barang bekas dapat mempertimbangkan uang yang diberikan untuk barang-barang bekas sebagai pendapatan. Informasi ini dapat memungkinkan organisasi untuk membuat keputusan yang tepat jika pengeluaran mulai melebihi pendapatan atau sumbangan.

Kiat
Kegunaan lain untuk fitur Kelas termasuk melacak jenis donasi yang diberikan (seperti sebagai uang tunai atau non tunai), departemen terpisah dan penggalangan dana atau acara khusus.

Peringatan