Panduan Mengintegrasikan ADP dengan QuickBooks

Panduan Lengkap Mengintegrasikan ADP dengan QuickBooks

QuickBooks menawarkan layanan penggajian sendiri, namun banyak perusahaan memilih ADP sebagai penyedia pihak ketiga. Hal ini memaksa Anda menuliskan data gaji dua kali: pertama di ADP, lalu lagi di QuickBooks. Beberapa penyedia menyebutkan fitur unduh langsung ke QuickBooks, namun cara ini dapat menimbulkan masalah akuntansi.

Langkah‑Langkah Manual

Langkah 1: Aktifkan Perhitungan Manual

1. Buka QuickBooks. 2. Klik menu Help > Search. 3. Ketik Enter payroll manually dan tekan OK. 4. Pilih opsi ke‑5 atau ke‑6: Calculate Payroll Taxes Manually (without a subscription to QuickBooks payroll). 5. Klik pada kalimat Set your company file to use the manual payroll calculations setting.

Langkah 2: Siapkan Laporan ADP

Pastikan laporan gaji ADP lengkap: selain total pajak federal, harus ada rincian pemotongan per karyawan. Jika tidak tersedia, minta ADP menambahkannya.

Langkah 3: Masukkan Ringkasan Gaji

Setelah opsi manual selesai, ikon Pay Employees muncul di menu Home. Klik ikon tersebut, kemudian centang karyawan yang akan dibayar. Tekan Open Paycheck Detail untuk setiap karyawan.

Langkah 4: Salin Data dari ADP

Di jendela Paycheck Detail, masukkan:

• Penghasilan, tarif jam, dan jam kerja di kolom paling atas.
• Kontribusi perusahaan (Social Security, Medicare, Federal Unemployment) di kolom Company Summary kiri bawah.
• Kontribusi karyawan (Federal Withholding, Social Security, Medicare) di kolom Employee Summary.

Langkah 5: Tambahkan Item Lain

Masukkan potongan kesehatan, asuransi jiwa, atau garnishment di kolom Other Payroll Items tengah. Gunakan wizard item gaji untuk memastikan akun dipetakan dengan benar.

Langkah 6: Alokasikan Gaji ke Proyek

Jika bisnis Anda menggunakan job costing, pilih pelanggan atau pekerjaan di kolom Customer/Job pada bagian penghasilan di layar Paycheck Detail (atas kanan bawah).

Tips

• Karena Anda harus memasukkan data gaji dua kali, pertimbangkan menggunakan layanan payroll Intuit untuk menghindari kesalahan transcription.

Peringatan

• Beberapa penyedia pihak ketiga menawarkan unduh langsung ke QuickBooks, namun biasanya tidak cocok karena ADP menggunakan pembayaran lump sum untuk pajak, yang tidak cocok dipetakan ke akun pajak individu.