Membuat File ACH dengan Excel: Panduan Lengkap

Membuat File ACH dengan Excel

Excel dapat menjadi alat sederhana namun efektif untuk menyimpan dan menyiapkan data pembayaran melalui Automated Clearing House (ACH), yang sering dikenal dengan istilah setoran langsung atau debit otomatis. Untuk dapat mengonversi data Excel menjadi file ACH yang valid, pastikan data Anda sesuai dengan standar NACHA, gunakan perangkat lunak konversi, dan miliki akun ACH aktif di lembaga keuangan yang memenuhi syarat.

Langkah 1: Siapkan Struktur Tabel

Di baris pertama spreadsheet Anda, ketikkan judul kolom berikut: RDFI, Account, Type, Amount, Name, dan ID. Kolom ini akan menjadi format dasar yang diperlukan untuk file ACH.

Langkah 2: Masukkan Data Transaksi

Isilah setiap kolom sesuai petunjuk berikut:

• RDFI (Receiving Deposit Financial Institution) – nomor routing lembaga penerima.
• Account – nomor rekening penerima.
• Type – pilih salah satu: Checking, Savings, atau GeneralLedger.
• Amount – masukkan jumlah transaksi. Setoran positif, penarikan (debit) negatif.
• Name – nama individu atau entitas penerima.
• ID – nomor identifikasi internal yang ditetapkan pada penerima.

Langkah 3: Simpan dan Konversi File

Simpan spreadsheet dalam format yang disarankan, biasanya .xlsx atau .csv. Beberapa perangkat lunak konversi ACH populer antara lain ACH File Pro, EZ-Direct Deposit, dan Direct Pay ACH.

Setelah file disimpan, tutup Excel dan buka aplikasi konversi. Pilih file yang sudah Anda buat, lalu ikuti panduan perangkat lunak untuk menghasilkan file ACH. Setelah berhasil, unggah file ACH ke institusi keuangan Anda sesuai prosedur yang ditentukan.

Tips Tambahan

Pastikan semua data valid dan tidak ada karakter khusus yang dapat mengganggu format NACHA. Selalu verifikasi file ACH menggunakan validator NACHA sebelum mengirimkannya ke bank.