Cara Menulis Email Keluhan yang Efektif

Jika Anda memiliki masalah dengan seseorang atau perusahaan, menulis email keluhan dapat membantu Anda menyelesaikannya. Menulis email keluhan juga bisa membuat Anda menyatakan ketidakpuasan dengan masalah publik yang terlalu besar untuk diselesaikan sendiri. Dengan menulis email, Anda dapat mengarahkan keluhan Anda langsung ke orang yang bertanggung jawab yang dapat menyelesaikan masalah. Namun, jika Anda ingin agar keluhan Anda dibaca dan dianggap serius, Anda harus belajar cara menulis email keluhan yang efektif.

Temukan orang terbaik untuk menangani keluhan Anda. Misalnya, jika Anda memiliki keluhan tentang perusahaan, hubungi atau periksa situs web untuk menemukan alamat email untuk keluhan pelanggan. Jika Anda mengirim email keluhan ke alamat yang salah, itu mungkin diabaikan.

Teliti formulir yang tepat untuk keluhan Anda. Beberapa organisasi besar akan meminta Anda untuk mengisi formulir keluhan atau meminta jenis dokumentasi tertentu yang mendukung keluhan Anda. Anda dapat menemukan informasi ini dengan memeriksa situs web organisasi atau menghubungi nomor kontak yang tercantum di situs web. Mengikuti prosedur yang ada akan membuat organisasi lebih mudah membaca dan menangani keluhan Anda.

Nyatakan tujuan email keluhan Anda. Ini harus menjadi kalimat pertama atau dua dari email untuk mendapatkan perhatian pembaca. Jika Anda terlalu lama mencapai titik Anda, ia mungkin mulai membaca sekilas atau menganggap email itu tidak terlalu penting.

Jelaskan dan dukung keluhan Anda. Lebih spesifik. Misalnya, jika Anda tidak puas dengan produk perusahaan, nyatakan apa yang salah dengannya.

Lampirkan foto, tanda terima, dan informasi pendukung lainnya ke email Anda. Buat catatan, dalam paragraf yang menjelaskan keluhan Anda, bahwa informasi tambahan terlampir.

Detail solusi. Sekali lagi, jelaskan apa yang harus dilakukan. Misalnya, minta pengembalian uang atau penggantian untuk produk yang rusak. Memperhatikan solusi yang Anda inginkan akan membantu menyelesaikan masalah Anda dengan lebih mudah.

Minta balasan. Sertakan nama Anda, alamat surat dan nomor telepon di akhir email Anda untuk memudahkan pembaca menghubungi Anda kembali. Meminta balasan menunjukkan bahwa Anda menanggapi keluhan Anda dengan serius, terutama jika Anda meminta balasan dalam jangka waktu tertentu.

Mengoreksi ulang email Anda sebelum mengirimnya untuk memastikannya ringkas, akurat dan bebas dari pengejaan dan kesalahan tata bahasa. Email keluhan dengan kesalahan terlihat tidak profesional, sedangkan email keluhan yang diformat dengan benar dan benar akan membantu keluhan Anda ditanggapi dengan serius.

Kiat

Bersikap sopan. Kekasaran menempatkan pembaca pada posisi defensif, yang bisa membuatnya kurang cenderung membantu Anda. Ringkaslah. Orang yang menerima keluhan sibuk; informasi asing dan bertele-tele akan membuat mereka lebih sulit untuk memperhatikan email Anda. Ketahui langkah-langkah tambahan apa yang harus diambil. Jika masalah dalam email keluhan Anda tidak terselesaikan, coba bawa keluhan Anda ke seseorang yang lebih tinggi di organisasi atau bicarakan dengan pengacara.

URL:https://komputer.whycomputer.com/Email/101317999.html