Mengelola dan Melacak Dana Terbatas di QuickBooks

Memahami Dana Terbatas

Dana terbatas merujuk pada uang yang diberikan kepada organisasi nirlaba untuk tujuan tertentu, seperti pembangunan gereja atau dukungan misi. Berbeda dengan dana umum yang dapat digunakan secara fleksibel, dana terbatas harus tetap dipakai sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.

Metode Melacak Dana Terbatas

1. Menggunakan Fitur Class Tracking

Langkah 1

Aktifkan fitur “Class Tracking” di QuickBooks. Klik menu Edit, pilih Preferences, kemudian pilih tab Accounting. Centang opsi Use Class Tracking dan simpan.

Langkah 2

Buat kelas untuk setiap jenis donasi. Buka List → Class List, lalu tekan CTRL + N untuk menambahkan kelas baru. Misalnya, buat Unrestricted Funds dan Restricted Funds (atau sub‑kelas untuk tiap proyek).

Langkah 3

Atur sub‑kelas jika memiliki beberapa proyek. Klik kotak Sub-Class Of dan pilih kelas induk “Restricted Funds”. Simpan semua perubahan.

2. Metode Rekening Bank Terpisah

Langkah 1

Buka Chart of Accounts dan tekan CTRL + N untuk membuat rekening bank baru. Pilih Bank dan beri nama, misalnya “First Bank – Restricted Funds – Building”.

Langkah 2

Buat dua akun pendapatan: Restricted Funds Received dan Unrestricted Funds Received (tambahkan melalui Chart of Accounts > CTRL + N > Income).

Langkah 3

Masukkan donasi ke rekening yang sesuai. Klik Make Deposits, masukkan nama donor, jumlah, dan pilih akun pendapatan yang tepat. Tekan OK untuk merekam.

3. Metode Sub‑Bank Account

Langkah 1

Jika tidak memungkinkan membuka rekening terpisah, buat sub‑bank account. Buka Chart of Accounts, pilih Bank, beri nama “Restricted Funds”, lalu pilih akun induk pada kotak Sub-account of.

Langkah 2

Setiap donasi untuk dana terbatas dimasukkan ke sub‑bank account, sedangkan donasi umum masuk ke rekening induk. Cara ini memudahkan rekonsiliasi tunggal.