Membuat Sistem Penawaran dengan Excel: Panduan Lengkap

Langkah 1

Daftarkan item-item khusus yang harus ada di sistem penawaran Anda. Termasuk nama perusahaan, alamat, telepon, email, dan situs web jika ada. Ada juga ruang untuk tanggal dan informasi kontak pelanggan. Bergantung jenis usaha, penawaran mungkin memerlukan kolom seperti Nomor Bagian, Keterangan, Kuantitas, Biaya, dan total per bagian. Tambahkan juga tempat untuk nama pembuat penawaran, tanggal berakhir, dan tanda tangan pelanggan.

Langkah 2

Buka spreadsheet kosong di Excel. Di sel A1 ketik “Quotation” dan tekan Enter. Pilih font sederhana dengan ukuran besar—misalnya 36. Sorot sel A1 sampai D1, klik kanan, pilih “Format Cells”, tab Alignment, centang “Merge Cells”. Lakukan hal yang sama untuk rentang A3 sampai D10. Masukkan data perusahaan di dalam sel-sel tersebut. Di F3 ketik “Date:” dan di E3 masukkan fungsi =TODAY(). Di sel A11 ketik “Customer:” dan satukan sel B11 sampai D11, B12 sampai D12, B13 sampai D13, B14 sampai D14, B15 sampai D15 secara terpisah.

Langkah 3

Jika Anda perlu menyertakan daftar barang dan kuantitas, beri judul di sel A18 dan D18. Satukan sel B18 sampai C18, B19 sampai C19, hingga B32 sampai C32. Judul kolom “Description” di pusat. Kolom “Cost” di E18, “Extended” di F18. Pada setiap baris di kolom F, masukkan rumus =D19*E19 (contoh). Format sel sebagai mata uang. Angka nol akan muncul hingga data dimasukkan.

Langkah 4

Di sel A33 ketik “Subtotal”, A34 “Tax”, A35 “Labor”, dan A37 “Total”. Di F33 masukkan =SUM(F19:F32). Di E34 isi tarif pajak dalam persen. Di F34 masukkan =E34*F33 dan format sebagai mata uang. Untuk biaya tenaga kerja, masukkan jam kerja di D35 dan upah per jam di E35. Di F35 gunakan rumus =D35*E35. Akhiri perhitungan dengan F37 =SUM(F33:F35).

Langkah 5

Tambahkan sel untuk nama pembuat, tanggal kedaluwarsa, dan kalimat “To accept this quotation, sign and date here.” Sorot kolom penawaran dan tambahkan batasan. Simpan lembar kerja sebagai template, bukan file Excel biasa: File → Save As → Pilih tipe Excel template.

Tips

• Simpan file setelah setiap langkah untuk menghindari mengulang seluruh proses.
• Jika baris untuk barang tidak cukup, tambahkan atau hapus baris sesuai kebutuhan.
• Ubah judul kolom agar sesuai kebutuhan bisnis.
• Periksa contoh spreadsheet lengkap di bagian Sumber Tambahan.
• Dalam instruksi, abaikan tanda baca (titik atau kutipan) saat mengetik perintah.

Perhatian

• Sel di spreadsheet belum dilindungi. Jika lebih dari satu orang mengerjakan penawaran, pertimbangkan untuk melindungi sel yang tidak boleh diubah.
• Jangan simpan penawaran pertama sebagai template; simpan sebagai file Excel biasa dengan nama pelanggan.
• Jika pajak penjualan dikenakan pada tenaga kerja dan barang, letakkan baris pajak di bawah kedua total tersebut.