Cara Menggunakan Excel untuk Membangun Sistem Penawaran

Banyak bisnis yang berurusan langsung dengan klien perlu memberikan penawaran harga untuk proyek-proyek pekerjaan. Elemen dasar dari setiap tawaran sering kali adalah teks boilerplate yang sama. Perangkat lunak mahal dapat menyertakan formulir yang diperlukan, tetapi lembar kerja Excel sederhana akan menyediakan banyak utilitas yang sama. Menyiapkan template dasar membutuhkan sedikit usaha, tetapi itu bisa menjadi proses satu kali. Mengubah data individual untuk setiap penawaran baru membutuhkan waktu yang sangat singkat.

Langkah 1
Sebutkan item-item spesifik yang harus dimasukkan dalam sistem penawaran Anda. Ini harus mencakup nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan situs web jika tersedia. Akan ada tempat untuk tanggal dan informasi kontak pelanggan. Bergantung pada jenis bisnis, penawaran mungkin memerlukan item seperti Bagian #, Deskripsi, Kuantitas, Biaya, dan ruang untuk total tambahan untuk setiap bagian. Akan ada tempat untuk nama orang yang menyiapkan kuotasi, saat habis masa berlakunya dan di suatu tempat bagi pelanggan untuk menandatangani.

Langkah 2
Buka spreadsheet kosong di Excel. Di sel A1, ketik "Kutipan" dan tekan tombol "Kembali". Pilih font sederhana di menu dengan ukuran besar — mungkin 36. Sorot sel A1 ke D1. Klik kanan pada kelompok sel ini, dan pada menu drop-down yang muncul, pilih "Format Sel." Pada tab penyelarasan, klik "Gabung Sel." Sekarang gabungkan sel untuk rentang A3 hingga D10 dengan cara yang sama. Dalam sel-sel ini masukkan informasi perusahaan. Di F3, ketik "Tanggal:" dan masukkan fungsi untuk tanggal saat ini di E3 dengan mengetikkan "\u003d Hari Ini ()" Di sel A11 ketik "Pelanggan:" Gabungkan sel B11 ke D11, B12 ke D12, B13 ke D12, B13 ke DB13, B14 ke D14 dan B15 hingga D15 secara individu.

Langkah 3
Dengan asumsi Anda perlu memberikan daftar komponen dan jumlah, masukkan judul-judul ini dalam sel A18 dan D18. Gabungkan sel B18 ke C18 melalui B32 ke C32 seperti di atas. Kepala kolom ini "Deskripsi" dan pusatkan itu. "Biaya" dapat masuk dalam kolom E18. Kolom F18 dapat diberi label "Diperpanjang." Di setiap baris di bawah kolom terakhir ini, masukkan rumus untuk mengalikan kuantitas dengan biaya. Misalnya, sel F19 akan membaca “\u003d D19 * E19.” Format sel-sel ini sebagai mata uang. Nol dolar akan muncul hingga Anda memiliki data di kolom yang sesuai.

Langkah 4
Ketik “Subtotal” di sel a33, “Pajak” di sel A34 dan “Tenaga Kerja” di sel A35. Ketik "Total" dalam A37. Untuk menyelesaikan bagian ini dan membuat perhitungan, di F33, masukkan rumus “\u003d Jumlah (F19: F32). E34 memegang tarif pajak sebagai persentase. Buat pajak yang dihitung dalam f34 dengan memasukkan “\u003d E34 * F33” dan memformat sel ini sebagai mata uang. Untuk biaya tenaga kerja, masukkan jumlah jam di D35 dan biaya upah per jam di E35. Siapkan biaya tenaga kerja yang dihitung dalam F35 dengan rumus ini: "\u003d d35 * e35." Akhiri perhitungan dengan menambahkan F33, F34, dan F35 dalam sel F37: “\u003d jumlah (F33: F35).”

Langkah 5
Tambahkan sel untuk nama pembuat, tanggal tanggal kadaluwarsa dan kata-kata seperti "Untuk menerima kutipan ini, tanda tangani dan beri tanggal di sini." Sorot setiap kolom elemen kutipan dari atas ke bawah dan sisipkan batas.
Simpan lembar kerja sebagai templat, bukan sebagai lembar kerja Excel. Pilih "File /Save As" dan templat Excel sebagai jenis dokumen.

Kiat
Setelah setiap langkah, simpan file tersebut sehingga jika terjadi kesalahan, seluruh proses tidak harus diulang dari awal mula.
Jika baris untuk Bagian tidak cukup, atau terlalu banyak, cukup masukkan atau hapus baris.
Ubah judul kolom agar sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Lihat contoh spreadsheet lengkap, dengan semua rumus dan cara spreadsheet terlihat dalam penggunaan aktual di bagian Sumber Daya Tambahan.
Dalam langkah-langkah di atas, untuk perintah atau item yang akan diketik, abaikan tanda baca (titik atau tanda kutip).

Peringatan