Panduan Lengkap Memanfaatkan Tombol Voting Outlook untuk Persetujuan

Outlook menyediakan tombol voting yang memudahkan Anda mengirimkan item untuk disetujui oleh atasan atau rekan kerja. Ketika penerima memilih salah satu opsi, Outlook secara otomatis mencatat jawabannya dan menampilkan ringkasan semua tanggapan atas pesan tertentu. Anda dapat melakukan polling kepada satu orang atau seluruh kelompok, menggunakan pilihan sederhana seperti "Setuju/Tolak" atau opsi khusus yang Anda buat sendiri.

Persyaratan

Untuk melacak item yang Anda kirimkan untuk persetujuan atau voting, akun email Anda harus berada di server Microsoft Exchange. Server Exchange biasanya digunakan di lingkungan kantor; akun email pribadi atau rumah kemungkinan tidak menggunakan Exchange kecuali Anda mengaturnya melalui pekerjaan atau sekolah. Selain itu, penerima email harus menggunakan Outlook 2003 atau yang lebih baru untuk memberikan suara, meskipun mereka tidak memerlukan akun Exchange jika hanya menerima pesan.

Pengiriman Permintaan Persetujuan

Mengirim permintaan menggunakan fitur pelacakan cukup sederhana: buat pesan email seperti biasa, sertakan pertanyaan atau dokumen yang memerlukan persetujuan. Buka tab "Options" dan klik "Use Voting Buttons" pada ribbon. Outlook menampilkan pilihan yang dapat Anda tawarkan kepada penerima. Pilih opsi seperti "Approve/Reject" atau gunakan "Yes/No/Maybe". Untuk opsi kustom, pilih "Custom" dan masukkan pilihan Anda di kolom berikutnya, pisahkan setiap opsi dengan titik koma.

Menggunakan Tombol Voting

Saat penerima membuka pesan di Outlook, ia akan melihat peringatan di bagian atas yang menyatakan pesan tersebut berisi tombol voting. Dengan mengklik peringatan di Outlook 2013 dan Outlook 2010, penerima dapat menampilkan opsi voting dan memilih satu. Pada versi 2007 dan 2003, opsi voting muncul di toolbar. Setelah memilih, Outlook otomatis mengirim balasan ke pengirim asli, memberitahukan pilihan yang dipilih.

Melacak Hasil

Selain dapat melihat hasil dari baris subjek, Anda dapat menampilkan tabel yang menampilkan ringkasan tanggapan untuk satu pertanyaan. Fitur ini sangat berguna ketika Anda mengirim pertanyaan ke kelompok besar. Cukup buka salah satu balasan atas pertanyaan Anda, lalu klik tanggapan orang tersebut di bagian atas pesan. Outlook menampilkan opsi "View Voting Responses". Klik opsi tersebut untuk melihat semua suara, persetujuan, atau penolakan yang dikirim untuk pertanyaan tersebut.