Cara Mengirim Email kepada Orang yang Tidak Anda Kenal

Komunikasi bisnis dulu sering dimulai dengan salam tangan, namun zaman sekarang sudah berbeda. Di abad ke-21, kemungkinan besar Anda sudah berinteraksi dengan banyak kontak bisnis maupun pribadi tanpa pernah melihat wajah mereka. Banyak interaksi tersebut dimulai lewat email. Bila Anda harus menulis email kepada seseorang yang belum Anda kenal, ikuti beberapa aturan dasar agar tetap profesional dan tidak menyinggung.

Langkah 1

Tulis subjek singkat yang menjelaskan alasan Anda menghubungi orang tersebut. Karena Anda tidak mengenalnya, perlu jelas mengapa Anda menulis. Banyak orang menerima spam, jadi sebutkan hubungan pribadi atau bisnis Anda di subjek bila ada.

Langkah 2

Gunakan sapaan “Ms.” atau “Mr.” diikuti nama belakang. Jangan menganggap seorang wanita sudah menikah kecuali Anda yakin; “Ms.” lebih netral. Jika tidak yakin gendernya, gunakan nama depan dan belakang. Anda juga bisa memulai dengan “Dear” seperti “Dear Mr. Smith,” atau langsung “Mr. Smith:” tanpa “Dear”. Perhatikan tanda baca: koma setelah “Dear”, titik dua setelah tidak menggunakan “Dear”.

Jelaskan alasan Anda menulis atau hubungan Anda pada kalimat pertama email. Banyak orang melewati email jika tampak spam; serta, sebagian membaca di ponsel yang hanya menampilkan baris pertama. Menjelaskan niat sejak awal meningkatkan kemungkinan mendapat balasan.

Tip

• Tetap bersikap sopan namun formal saat menulis kepada orang yang belum dikenal, dan usahakan email singkat. Seiring berkembangnya hubungan, Anda bisa menambahkan humor atau emotikon, tetapi sampai saat itu tetap profesional.