Cara Mengarsipkan QuickBooks Company Files

Ketika file perusahaan QuickBooks telah melakukan banyak transaksi dalam periode waktu yang lama, ruang yang digunakan oleh perangkat lunak QuickBooks meningkat. Ini dapat menyebabkan perlambatan ekstrem dari proses operasi QuickBooks. Solusi untuk ini adalah mengarsipkan tahun-tahun sebelumnya file perusahaan Anda. Dalam QuickBooks versi lama, proses ini disebut "pengarsipan"; dalam versi yang lebih baru, ini disebut "bersihkan data perusahaan." Proses ini memadatkan file perusahaan tahun sebelumnya dengan menghapus rincian setiap transaksi yang ditutup, hanya menyisakan total.

Buat dan Simpan Cadangan

Langkah 1
Masukkan flash drive atau CD-ROM ke komputer.

Langkah 2
Klik tombol "File" di bilah menu atas, lalu pilih "Simpan Salin atau Cadangkan." Anda akan ditanya di mana Anda ingin menyimpan cadangan ini; pilih flash drive atau CD-ROM.
Klik di kotak "Nama File" dan ketik "Diarsipkan" sebelum ekstensi. Klik "OK," dan file akan dicadangkan ke flash drive atau CD-ROM.

Arsipkan File

Langkah 1
Klik "File" di bilah menu atas "and select the "Utilities" option.", 3, [[Ketika jendela berikutnya terbuka, klik "Bersihkan Data Perusahaan."

Langkah 2
Pilih "Hapus Transaksi pada Tanggal Tertentu." Tanggal yang Anda pilih akan menjadi tanggal penutupan; semua transaksi sebelum tanggal tersebut akan dikondensasi dan rincian transaksi tersebut akan dihapus.

Langkah 3
Klik "Next" untuk membuka jendela berikutnya, di mana Anda akan memilih kriteria tambahan untuk menghapus transaksi. Ada empat opsi: hapus transaksi bank dan kartu kredit yang tidak jelas; hapus transaksi yang ditandai untuk dicetak; hapus faktur dan taksiran yang ditandai untuk dikirim; menghapus transaksi yang mengandung biaya yang tidak ditagih atau tidak diganti. Klik "Selanjutnya."

Langkah 4
Pilih untuk menghapus item yang tidak memiliki transaksi di jendela berikutnya yang terbuka. Item-item ini termasuk akun, pelanggan, vendor, nama lain, item faktur dan catatan "Aktivitas".
Klik "Mulai Pembersihan." Simpan file yang telah dibersihkan ke desktop atau hard drive eksternal agar tetap berfungsi di QuickBooks.

Tip
Akuntan biasanya mengarsipkan data QuickBooks setelah tahun fiskal berakhir. Jika Anda memiliki sejumlah transaksi yang belum ditutup, Anda mungkin ingin mempertimbangkan pengarsipan transaksi mulai dua tahun sebelumnya.

Peringatan