Cara Mengarsipkan File PDF

Karena format rekaman elektronik berubah begitu cepat dan format file hanya dapat dibuka oleh program tertentu, ada keengganan untuk mengandalkan program perangkat lunak berpemilik untuk mengarsipkan dokumen elektronik. Meskipun format PDF ditemukan oleh Adobe, spesifikasi untuk membaca dan mengedit dokumen PDF tersedia untuk pengembang pihak ketiga dan pengguna tidak harus bergantung pada Adobe untuk membuka dokumen. Untuk alasan ini, arsiparis mulai mengandalkan format file PDF /A untuk pengarsipan catatan elektronik.

Langkah 1
Memahami perbedaan antara PDF biasa dan PDF /A. Menurut Organisasi Internasional untuk Standardisasi, PDF /A adalah format file berdasarkan PDF, yang "menyediakan mekanisme untuk mewakili dokumen elektronik dengan cara yang menjaga penampilan visual mereka dari waktu ke waktu, terlepas dari alat dan sistem yang digunakan untuk membuat, menyimpan atau merender file. " File PDF /A adalah file PDF permanen yang diformat sedemikian rupa sehingga dapat diambil dalam bentuk yang sama dalam jangka waktu yang lama.

Langkah 2
Buka dokumen PDF yang ingin Anda arsipkan Adobe Acrobat 8.0 atau lebih tinggi atau editor sumber pihak ketiga. Lihat Sumber 1 untuk daftar lengkap perangkat lunak pembuatan PDF.

Langkah 3
Tinjau elemen apa yang ada dalam PDF. Agar PDF kompatibel dengan format PDF /A, ia harus berisi 100 persen, yang berarti bahwa tidak ada elemen luar yang diperlukan agar dokumen dapat dilihat. Font, gambar, grafik, dan warna harus disematkan ke dalam dokumen. Di Adobe Distiller, klik Pengaturan di bagian atas bilah menu dan pilih Edit Pengaturan PDF. Di sini, Anda akan memiliki opsi untuk menyematkan gambar dan warna font. Elemen video dan audio tidak dapat dimasukkan dalam PDF /A.

Langkah 4
Masukkan metadata ke dalam dokumen sehingga akan dapat dicari. Metadata PDF mencakup kata kunci, versi PDF yang digunakan, dan nama program yang membuat dokumen PDF. Untuk memasukkan metadata di Adobe Acrobat, klik Advanced di di bilah alat atas. Dari menu tarik-turun, klik Metadata Dokumen.
Simpan dokumen ke arsip. Arsip dapat berupa server eksternal yang aman, hard drive, atau DVD emas. Media yang Anda putuskan untuk menyimpan arsip PDF Anda akan bergantung pada apa yang paling aman di kantor atau rumah tangga Anda.

Peringatan