Cara Efektif Menggunakan MS Office untuk Membuat dan Memelihara Mailing List Label Data

Mailing list merupakan database kontak pribadi atau bisnis. Setiap kali pelanggan menghubungi perusahaan—terutama lewat situs web—informasi bisnisnya dapat dikumpulkan. Dengan kombinasi Microsoft Outlook Contacts, Excel, dan Word, Anda dapat mengelola data pelanggan dan mencetak label dengan mudah.

Buat Basis Data

Langkah 1

Buka Outlook Contacts, klik "New" dan masukkan data kontak: nama, alamat, telepon, serta informasi relevan lainnya.

Langkah 2

Tambahkan "Categories" untuk mengorganisir kontak. Klik tombol Categories di pojok kanan bawah, pilih kategori default atau buat kategori baru melalui "Master Category List". Simpan dan perbarui data setiap ada informasi baru.

Langkah 3

Ekspor kontak ke Excel: File → Import & Export → Export to a file → Microsoft Excel, pilih "Contacts", beri nama file dan lokasi.

Langkah 4

Di Outlook, hapus field tambahan dengan "Map Custom Fields". Klik "Clear Map", tambahkan field yang diinginkan melalui tombol "+". Setelah selesai, klik "OK" dan "Finish". Buka file Excel dan tambahkan judul kolom: First Name, Last Name, Street, City, State, ZIP.

Buat Label Mailing

Langkah 1

Buka Word, pilih Tools → Letters and Mailing → Mail Merge Wizard, pilih "Label".

Langkah 2

Ubah layout dokumen, pilih nomor produk label yang sesuai, lalu klik "OK".

Langkah 3

Pilih penerima dengan "Use an Existing List" → "Browse", pilih file Excel, hapus kolom Last Name jika tidak diinginkan, klik "OK".

Langkah 4

Atur label: pilih "Address Block" atau "More Items" untuk menambahkan field. Gunakan "Match Fields" untuk memilih field yang tersedia, lalu klik "OK".

Langkah 5

Tekan "Update All Labels" untuk membuat label berdasarkan data Excel. Periksa preview, lakukan koreksi bila perlu, lalu "Merge to Printer" dan klik "OK".

Tips

• Jika memasukkan field secara manual, sisakan spasi setelah kota dan negara bagian.
• Setiap perubahan label simpan kembali ke Outlook.

Peringatan

• Pilih template label yang sesuai dengan label fisik. Template yang tidak cocok dapat menghasilkan cetakan salah.

Alat yang Dibutuhkan

• Informasi kontak
• Kategori untuk pengelompokan
• Template label
• Label fisik