Menggunakan Microsoft Access sebagai Database Donor

Organisasi nirlaba yang menerima donasi dari individu maupun yayasan swasta harus memiliki sistem basis data donor. Microsoft Access menawarkan cara praktis untuk mengelola donasi dan memfasilitasi korespondensi.

Memanfaatkan Access sebagai Database Donor

Langkah 1

Kunjungi situs Microsoft Office, pilih "Templates" > "Industry Categories" > "Non-Profit". Cari template "Charitable Contributions database", klik download, baca perjanjian pengguna, lalu terima dan simpan.

Langkah 2

Buka file ZIP menggunakan WinZip atau program serupa, ekstrak semua file, lalu temukan folder yang berisi template. Buka file tersebut, dan ganti namanya menjadi "Database Donor" atau nama lain yang diinginkan.

Langkah 3

Setelah membuka database, luangkan waktu sejenak untuk mengenal antarmuka. Bagian utama biasanya meliputi kampanye, kontributor, donasi, karyawan, acara, dan tugas. Berbeda dengan versi sebelumnya, template ini sudah terupdate sehingga Anda tidak perlu menyiapkan struktur database dari awal.

Langkah 4

Masuk ke "Campaigns" dan sesuaikan halaman. Tambahkan kampanye yang sedang berlangsung, masukkan data keuangan kontribusi hingga saat ini. Terdapat histogram yang menampilkan tujuan penggalangan dana, kampanye, dan acara—bantu memantau total terdebit vs total terkumpul.

Langkah 5

Catat acara dengan memberi nama. Jika terkait kampanye tertentu, isikan nama kampanye pada form tersebut. Acara juga dapat dipertahankan secara independen bila tidak dimaksudkan untuk proyek tertentu.

Langkah 6

Di bawah rincian kampanye, pilih "Report Donations" untuk mencatat donasi pribadi atau hibah yang ditujukan pada kampanye tertentu. Masukkan nama donor, jaminan atau jumlah yang sudah dibayarkan, serta kategori donor (charity, parent, individual, alumni) untuk memudahkan penyusunan laporan.

Navigasi ke "Quick Links" > "Employees". Klik "Add New Contributor", masukkan tugas yang sedang ditugaskan. Setiap karyawan yang memiliki akses ke database harus dicantumkan. Anda dapat menambahkan judul tugas, orang yang ditugaskan, status, dan tanggal jatuh tempo—menyederhanakan pengawasan dan manajemen staf.

Tips

• Backup database Access secara berkala ke server aman dan sistem off‑site untuk melindungi catatan organisasi.
• Selalu minta demo produk atau uji coba database donor sebelum membeli, pastikan semua fitur yang Anda butuhkan tersedia.
• Jika Anda ingin menambahkan tombol "Home" di setiap halaman, fitur ini memudahkan kembali ke halaman utama dan meminimalkan tab terbuka.

Peringatan

• Microsoft menyediakan bagian bantuan template, namun seringkali tidak disertai dukungan teknis lengkap dan tidak ada kursus pelatihan resmi untuk sistem ini.

Perlengkapan yang Diperlukan

• Komputer
• Microsoft Access Database Donor