Langkah-langkah Pengembalian Uang di QuickBooks

Suatu hari, pelanggan menelepon mengatakan selang taman yang ia beli di toko Anda memiliki sobekan. Ketika memeriksa inventaris di QuickBooks, Anda melihat ia membeli satu-satunya yang tersisa. Yang lebih buruk lagi, produsen telah menghentikan produk tersebut, sehingga tidak ada pengganti yang dapat diberikan. Untuk menyelesaikan masalah ini, Anda perlu mengembalikan uang pelanggan. Berikut cara melakukannya dengan cepat di QuickBooks.

Prosedur Pengembalian Uang

1. Pilih Customers di menu atas, lalu klik Create Credit Memos/Refunds pada menu tarik-turun.

2. Pilih nama pelanggan dan pekerjaan (job) yang bersangkutan.

3. Jika menggunakan klasifikasi, pilih Class yang tepat.

4. Periksa nama dan alamat pelanggan untuk memastikan keakuratannya.

5. Periksa tanggal dan nomor kredit (yang dihasilkan otomatis) untuk akurasi.

6. Masukkan nomor purchase order jika pelanggan menyediakannya saat pemesanan awal.

7. Pilih item yang akan dikembalikan uangnya dari menu tarik-turun kolom ITEM.

8. Tuliskan alasan pengembalian di kolom DESCRIPTION setelah deskripsi item.

9. Masukkan kuantitas barang yang akan dikembalikan.

10. Periksa tarif barang; ubah jumlah bila diperlukan.

11. Pilih Customer Message yang sesuai dari menu di pojok kiri bawah memo kredit.

12. Periksa informasi pajak agar tarifnya sama dengan yang dibayar pelanggan saat pembelian.

13. Centang kotak To be printed atau To be e-mailed sesuai kebutuhan.

14. Klik tombol Save & Close atau Save & New untuk menyimpan memo kredit.

15. Di jendela Available Credit, pilih opsi berikut:

• Retain as an available credit – simpan kredit untuk pesanan berikutnya pelanggan. Gunakan opsi ini hanya bila pelanggan sudah membayar barang yang dikembalikan atau perusahaan Anda hanya menerima pertukaran.
• Give a refund – pelanggan ingin menerima uang kembali via cek atau penarikan kartu kredit. Di jendela Issue a Refund, centang To be printed untuk mencetak cek dan Online Payment untuk memproses pengembalian kartu kredit.

16. Untuk mencetak cek, pilih File > Print Forms > Checks. Klik cek yang dipilih lalu tekan OK. Masukkan cek ke printer dan tekan Print.

17. Jika Anda ingin mengaplikasikan kredit ke faktur yang belum dibayar, pilih Apply to an invoice. Pilih faktur target dan klik Done.

Tips

Pastikan kredit diterapkan pada pekerjaan (job) yang sama dengan faktur item tersebut.