Cara Menambahkan Pemberitahuan Kerahasiaan di Footer Email Anda

Menambahkan Pemberitahuan Kerahasiaan di Footer Email Anda

Di era email yang otomatis menebak penerima, mudah saja mengirim pesan kepada orang yang salah. Email bisnis sering memuat informasi sensitif yang, jika jatuh ke tangan yang tidak tepat, dapat merugikan perusahaan. Menambahkan pemberitahuan kerahasiaan di bagian bawah email tidak bersifat mengikat secara hukum, namun memberi tahu penerima tidak sengaja bahwa isi email tidak boleh dibagikan. Menempatkan pemberitahuan ini sebagai tanda tangan memastikan setiap pesan keluar memiliki perlindungan tambahan.

Outlook 2010

Langkah 1

Mulai membuat pesan baru, lalu buka tab Message di bagian atas layar.

Langkah 2

Click ikon Signature dan pilih opsi Signature. Jendela baru akan terbuka.

Langkah 3

Klik New di bagian kiri atas jendela. Beri nama tanda tangan "Pemberitahuan Kerahasiaan".

Langkah 4

Seleksi "Pemberitahuan Kerahasiaan" di panel kiri, lalu ketik isi pemberitahuan Anda di kotak bagian bawah. Pilih akun email yang akan menggunakan tanda tangan pada kolom E-mail Account dan klik OK untuk menyimpan.

Thunderbird

Langkah 1

Buka Thunderbird, klik Tools dan pilih Account Settings.

Langkah 2

Click nama akun email Anda di kolom navigasi.

Langkah 3

Masukkan teks pemberitahuan kerahasiaan pada kolom Signature text di tengah jendela, lalu klik OK.

Gmail

Langkah 1

Login ke akun Gmail Anda melalui web.

Langkah 2

Click ikon gear di pojok kanan atas untuk membuka menu pengaturan. Pilih Mail Settings (atau Settings), lalu tab General akan terbuka.

Langkah 3

Scroll ke bawah hingga menemukan bagian Signature.

Langkah 4

Pilih kotak radio di samping alamat Gmail Anda, lalu ketik pemberitahuan kerahasiaan pada kotak yang tersedia. Klik Save Changes di bagian bawah.

Tips

• Universitas Kedokteran dan Gigi New Jersey menyediakan contoh pemberitahuan kerahasiaan:
• "CONFIDENTIALITY NOTICE: This email communication may contain private, confidential, or legally privileged information intended for the sole use of the designated and/or duly authorized recipient(s). If you are not the intended recipient or have received this email in error, please notify the sender immediately by email and permanently delete all copies of this email including all attachments without reading them. If you are the intended recipient, secure the contents in a manner that conforms to all applicable state and/or federal requirements related to privacy and confidentiality of such information."