Cara Mengonversi Dokumen Dipindai ke Excel

Alat yang Diperlukan

• Microsoft Word

• Microsoft Excel

• Program Optical Character Recognition (OCR), misalnya Microsoft Document Imaging atau alternatif gratis seperti Tesseract atau Adobe Acrobat DC.

Langkah-langkah Konversi

Proses mengubah dokumen dipindai menjadi file Excel dapat diselesaikan dalam tiga langkah sederhana:

1. Pindai Dokumen – Pastikan kualitas scan cukup baik (kecerahan dan kontras tinggi) agar OCR dapat mengenali teks dengan akurat.
2. Konversi dengan OCR – Buka program OCR, impor file scan, lalu pilih opsi Recognize Text. Setelah proses selesai, ekspor hasilnya ke Microsoft Word.
3. Import ke Excel – Buka file Word, simpan sebagai plain text (.txt), lalu impor file tersebut ke Excel menggunakan Wizard Text to Columns.

Detail Penyimpanan di Word

Di Microsoft Word, pilih File > Save As dan pilih format “Plain Text (.txt)”. Pastikan centang opsi Page Break agar baris tidak tergabung menjadi satu. Simpan, lalu tutup Word.

Penggunaan Wizard Text to Columns di Excel

Setelah membuka file .txt di Excel, Wizard Text to Columns biasanya akan otomatis muncul. Pilih opsi Delimited (default) dan klik Next. Pada langkah kedua, pilih delimiter yang sesuai (biasanya spasi atau koma). Pada langkah ketiga, tentukan format data tiap kolom (misalnya, Text, Date, atau General) sesuai kebutuhan. Klik Finish untuk menyelesaikan impor.

Tips dan Perhatian

• OCR tidak sempurna; selalu bandingkan dokumen asli dengan hasil Word sebelum menyimpan sebagai teks.
• Jika menggunakan scanner yang mendukung output PDF, Anda dapat langsung mengubah PDF ke Word menggunakan Adobe Acrobat atau layanan OCR online.
• Pastikan Excel tidak menambahkan karakter tak terlihat (misalnya, spasi tambahan) dengan meninjau kolom setelah impor.