Langkah Membuat Dokumen Penggabungan Surat Utama di Microsoft Word

Panduan Lengkap Membuat Surat Menggunakan Fitur Mail Merge di Microsoft Word

Fitur Mail Merge memungkinkan Anda membuat surat resmi yang dapat dikirim ke banyak penerima sekaligus. Dengan memadukan data alamat yang tersimpan di file sumber data ke dalam surat utama, proses pengiriman surat dapat dilakukan secara otomatis dan efisien.

Persiapan Awal

• Pastikan semua dokumen Word yang terbuka ditutup.
• Buka Word dan buat dokumen baru.

Langkah-Langkah Mail Merge

1. Pilih Menu Tools > Mail Merge.
2. Pilih “Create” > “Form Letters”, lalu klik tombol “Active Window”.
3. Tekan tombol Edit dan pilih dokumen yang baru dibuat.
4. Buka menu Insert, pilih opsi “Date and Time” (pilihan ketiga), lalu klik OK.
5. Tekan Enter empat kali, lalu ketik isi surat dimulai dari salam, misalnya “Yth.”, tanpa menyertakan nama atau alamat penerima.
6. Selama menulis, tinggalkan tempat kosong di mana nantinya akan diisi dengan nama atau data pribadi.
7. Setelah selesai menulis, letakkan kursor di posisi pertama tempat data akan digabungkan (biasanya setelah salam). Klik “Insert Merge Field” di toolbar Mail Merge dan pilih field yang diinginkan. Ulangi hingga semua field terpasang di posisi yang tepat.
8. Simak dokumen sebagai “Merge Main Letter”.

Untuk menyiapkan data nama dan alamat yang akan digabungkan, lihat panduan “How to Set Up a Mail Merge Data Source in Microsoft Word”.

Tips Penting

• Fitur Mail Merge memerlukan dua dokumen: dokumen utama (surat) dan sumber data.

Alat yang Diperlukan

• Microsoft Word (versi 97/2000 untuk PC, 98 untuk Mac)