Prosedur Kontrol Dokumen untuk Engineering

Kontrol dokumen sangat penting dalam pengaturan teknik. Ini berlaku terutama untuk departemen yang perlu menyimpan dokumen terkait dengan metode yang terlibat dalam prosedur mereka. Dari departemen yang perlu memiliki prosedur untuk perekrutan baru, hingga proses akhir pembuatan, perlu memiliki sarana untuk mengendalikan pembuatan, revisi, kualitas, dan pembaruan dokumen-dokumen ini.

< h3> Berbagai Bentuk Kontrol Dokumen - Bergantung pada jenis teknik yang dilakukan, jumlah dan gaya kontrol akan sangat bervariasi. Misalnya, untuk rekayasa perangkat lunak mungkin ada lebih sedikit gambar mekanik tetapi mungkin lebih banyak diagram proses. Bagaimanapun, harus ada struktur untuk proses tersebut. Beberapa premis dasar harus diikuti. Pertama, dokumen berasal dari departemen penerbit. Mereka digunakan terutama oleh departemen itu, dan departemen lain mungkin memiliki beberapa masukan ke dalam proses. Tetapi kontrol keseluruhan harus diambil oleh departemen penerbit. Selanjutnya, satu set dokumen harus dibuat oleh tim penulis. Dokumen harus ditinjau, dan dengan demikian tim peninjau harus dibentuk yang memiliki wewenang untuk meninjau dan memiliki pengetahuan subjek untuk melakukan koreksi dan akhirnya menyetujui setiap tahap.

Prosedur Operasional Standar
SOP (prosedur operasi standar) ada di semua organisasi untuk memformalkan prosedur untuk semua aspek pekerjaan yang sedang dilakukan. Penting untuk menangkap prosedur operasi untuk semua area organisasi. Dari prosedur untuk mengambil staf baru hingga prosedur untuk operasi spesifik di perusahaan manufaktur, setiap prosedur penting. Tentu saja, suatu departemen harus dapat dengan cepat mengidentifikasi SOP spesifik untuk prosedur tertentu. Ini harus mudah ditemukan dan harus disimpan dengan aman dan tidak dapat diedit kecuali dalam proses kontrol dokumen formal. Semua pembaruan harus direkam dengan jelas di lokasi yang sesuai dan harus jelas siapa yang melakukan perubahan, alasannya dan tanggal serta waktu penyelesaiannya.

Mekanisme Pengendalian Dokumen
Sebuah dokumen akan dibuat dari serangkaian catatan yang diambil saat mewawancarai UKM (subjek sxpert) dan dimasukkan ke dalam formulir yang dapat dibaca oleh penulis teknis. Dokumen tersebut kemudian akan dikirim untuk ditinjau, di mana ia akan diukur terhadap seperangkat pedoman standar untuk membuat jenis dokumen ini. Selama pembuatan dokumen seperti ini, itu akan melewati banyak orang berbeda yang semuanya akan memasukkan sudut pandang unik mereka ke dalam proses. Akhirnya, dokumen akan mencapai persetujuan dan disimpan di repositori dokumen di mana siapa pun yang membutuhkan akses ke sana akan dapat melihatnya. Kapan saja, pembaruan mungkin diperlukan untuk dokumen tersebut. Jika demikian, kontrol dokumen yang efektif akan menangkap amandemen apa pun, alasan dilakukannya (misalnya, pembaruan firmware) dan orang yang melakukan perubahan. Akhirnya, semua dokumen harus tunduk pada kontrol kualitas; ini akan menjadi langkah tambahan yang dirancang untuk menjaga standar agar standar dokumen tidak pernah berada di bawah level yang ditentukan.

URL:https://komputer.whycomputer.com/Perangkat-lunak/101302937.html